Technische teksten zijn droog en een middel om een doel te bereiken en weinig mensen worden er wild van, maar ze zijn essentieel in de klantervaring van je klant. Hoe kunt u, fabrikant of dienstverlener, de kwaliteit van technische teksten en vertalingen verbeteren? Uiteindelijk moeten technische documenten de klantervaring verbeteren, niet belemmeren…
In dit artikel zetten we een aantal punten voor je op een rijtje.

Wat is technisch schrijven en waar past het in het hele plaatje?

Technisch schrijven is het redigeren van technische teksten zodat zeer specifieke informatie eenvoudig, nauwkeurig en snel wordt overgebracht. Technische teksten gaan over het oplossen van een praktisch probleem of het beschrijven van een technisch proces. De taal van technische teksten moet duidelijk, nauwkeurig en beknopt zijn, zodat de lezer snel de gewenste informatie kan vinden en de oplossing kan begrijpen.
Technisch schrijven is nodig voor veel soorten inhoud, bijvoorbeeld voor de al genoemde gebruiksaanwijzingen, maar ook voor reparatiehandleidingen, softwaredocumentatie, online help, trainingsmateriaal, veiligheidsinstructies of wetenschappelijke artikelen.

Soms is er geen keuze: vooral voor complexe producten zijn er strenge wettelijke eisen en voorschriften die gepaard gaan met de lancering van nieuwe producten of diensten. Deze voorschriften zorgen voor consumentenveiligheid, milieubescherming en de algehele integriteit van de sector. Als deze voorschriften niet worden nageleefd, heeft dat aanzienlijke gevolgen: boetes, het terugroepen van producten of gerechtelijke stappen.

Technische documentatie speelt een cruciale rol bij het beheren van de complexiteit van de regelgeving. Technische documentatie dient als bescherming tegen mogelijke juridische problemen. In het geval van een rechtszaak, een ongeluk of een schadeclaim zal zorgvuldig opgestelde technische documentatie dienen als een cruciale verdediging voor het bedrijf. Door technische documentatie en informatie van hoge kwaliteit te maken en te onderhouden, benadrukken bedrijven hun toewijding aan naleving en de veiligheid van hun klanten.
Technisch schrijven speelt ook een belangrijke rol bij de opleiding van nieuwe werknemers of gebruikers: goed geschreven instructies en handleidingen vergemakkelijken de opleiding. En omdat trainingen steeds vaker via online leerplatforms worden gegeven (dus zonder docent), is het des te belangrijker dat de inhoud duidelijk geformuleerd is en dubbelzinnigheid vermijdt.
Het goede nieuws: technisch schrijven is een vaardigheid die geleerd kan worden. Tegelijkertijd zien bedrijven het voordeel van duidelijke communicatie niet in, waardoor het potentieel van veel technische teksten nog niet volledig wordt benut.

Zodra een bedrijf zijn producten en diensten internationaal op de markt brengt, moet de technische documentatie in verschillende talen beschikbaar zijn. In de Europese Unie is technische documentatie bijvoorbeeld een voorwaarde voor het aanbrengen van de CE-markering op producten, waarmee wordt aangetoond dat ze voldoen aan de EU-normen voor gezondheid, veiligheid en milieubescherming. Zonder nauwkeurige en gemakkelijk toegankelijke vertalingen van deze documentatie kunt u geen toegang krijgen tot deze markten of wordt u geconfronteerd met vertragingen, boetes of uitsluiting van de markt.

Wat is een technische vertaling?

Een technische vertaling is de overdracht van gespecialiseerde informatie van de ene taal naar de andere, met de nadruk op technische kennis en terminologie. Een technische vertaling vereist een precieze en nauwkeurige aanpak om de betekenis en integriteit van de tekst te behouden.
Omdat technische vertalingen nauwkeurig moeten zijn, kunnen de kleinste fouten in de brontekst leiden tot dubbelzinnigheden die veel geld kunnen kosten. Terwijl fouten in consumentenelektronica nog als “grappig” kunnen worden bestempeld, houdt de lol er definitief mee op als het gaat om complexe bedieningsinstructies voor systemen die miljoenen kosten.
Volgens de Duitse vereniging voor technische communicatie (tekom) kunnen technische documentatie en technische vertaling niet los van elkaar worden gezien.

“Gemiddeld worden er 11 verschillende informatieproducten gemaakt (voor een bepaald product, gv), die op hun beurt in gemiddeld 12 verschillende talen worden vertaald. Procentueel gezien wordt momenteel minstens 45% van de technische communicatie in meer dan 10 talen vertaald.”

Technische documentatie is complexer geworden: er ontstaan nieuwe taken, er komen nieuwe media bij en de kwalificatie-eisen voor medewerkers nemen toe. Om dit allemaal aan te kunnen, moet het vertaalproces voor technische documentatie worden verbeterd. Daarom heeft tekom de werkgroep “Technisch vertalen” opgericht om een nieuw competentiekader te ontwikkelen.
Dit project heeft als doel een competentieraamwerk te ontwikkelen voor het maken van internationale technische communicatie. Een van de bevindingen: het is niet nodig dat iedereen alles weet. In plaats daarvan werken verschillende experts, waaronder projectmanagers, terminologen, vertalers, lokaliseerders, IT-beheerders en mediaontwerpers, hand in hand. De technisch schrijver speelt een centrale rol, maar werkt samen met al deze specialismen. Het nieuwe competentieraamwerk voor technisch vertalen is al beschikbaar als een uitgebreid concept en we zullen contact met u opnemen zodra alles is afgerond.

Een actuele whitepaper van tekom, “Technische communicatie op weg naar digitalisering“, biedt inzicht in de toekomst. tekom hield een enquête onder enkele honderden experts en hun managers. Enkele bevindingen… Digitalisering vereist een strikte manier van werken (hergebruik, een duidelijk gedefinieerde structuur van metadata, auteursondersteuning), zoals aangeboden door een CCMS (Component Content Management System). Een dergelijk systeem is vooral nuttig voor teams die op verschillende locaties werken of verschillende verantwoordelijkheden en/of competenties hebben. Bovendien verwijst digitalisering niet alleen naar het creëren of schrijven, maar ook en vooral naar de manier waarop informatie beschikbaar wordt gemaakt: in een browser bijvoorbeeld zodat informatie efficiënt kan worden onderzocht of in leersoftware. Dit alles heeft een impact op de organisatie van het technisch schrijf- en vertaalproces, maar het verandert niet wat er van een technisch schrijver verwacht wordt! De vraag wordt dan of inhoud-genererende of conversatie-georiënteerde software de rol van de technisch schrijver overneemt. De algemene conclusies van de deelnemers waren sereen: technologieën zoals terminologiedatabases en variantenbeheer worden uitgebreid gebruikt (en worden al enige tijd gebruikt), maar in dit stadium speelt AI alleen een belangrijke rol in de vertaalprocessen. De bewezen vaardigheden van de technisch schrijver zijn nog even relevant als altijd.

Hoe kun je technische content vertaalvriendelijker maken?

Bedrijven moeten hun technische content vertaalvriendelijker maken om te profiteren van internationale markten, de klanttevredenheid te verhogen en te voldoen aan wettelijke vereisten. Door duidelijke en nauwkeurige vertalingen te leveren, kunt u het vertrouwen van klanten vergroten, het veilige gebruik van producten bevorderen en kostenbesparingen realiseren. Dit geeft u een concurrentievoordeel en verbetert de communicatie tussen internationale teams en dochterondernemingen.
Hieronder bekijken we verschillende manieren waarop organisaties hun technische content vertaalvriendelijker kunnen maken.

1. Training om vaardigheden in technisch schrijven te verbeteren

Als je organisatie zich net begint te richten op technisch schrijven en technisch vertalen, wil je misschien een training op deze gebieden aanbieden aan de relevante werknemers. Er zijn maar weinig dingen in het leven die niet aangeleerd kunnen worden. Tekom biedt online cursussen aan (uw auteur heeft deze gevolgd en kan bevestigen hoe grondig deze zijn), veel universiteiten bieden ook training aan, bijvoorbeeld in de vorm van een postdoctoraal programma. Het is belangrijk dat de afdeling technische documentatie, en technische schrijvers in het bijzonder, de vaardigheden en reflexen verwerven om efficiënt en op een vertaalvriendelijke manier te schrijven.

2. Hulpmiddelen voor auteursondersteuning

Als het je organisatie ontbreekt aan consistente en duidelijk gestructureerde teksten, is het misschien tijd om een authoring support tool te introduceren. Deze zijn goed ingeburgerd op de markt, maar worden door veel organisaties nog steeds niet gebruikt, ondanks de aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen die ze kunnen opleveren. De belangrijkste onderdelen van deze tools zijn een terminologiedatabase, een auteursgeheugen en de mogelijkheid om individuele taalregels te definiëren.

3. Gebruik van gecontroleerde taal

Het gebruik van gecontroleerde taal in technische documentatie is essentieel om vertalingen efficiënter en begrijpelijker te maken. In essentie gaat het hier om het standaardiseren van dat deel van de communicatie dat geen verband houdt met de terminologie. “Openen”, “sluiten”, “zetten”, “uploaden”, “downloaden” zijn allemaal heel gewoon, maar de acties die ze vertegenwoordigen moeten heel duidelijk zijn, voor de lezer/gebruiker en des te meer voor de vertalers!
Bovendien worden zinslengte, zinscomplexiteit en complexiteit van de inhoud meestal verminderd wanneer men zich houdt aan “gecontroleerd taalgebruik”.
Deze regels kunnen worden opgenomen in een bindende stijlgids, die vervolgens wordt gebruikt voor het redigeren van alle technische teksten. Vaak kunnen deze stijlgidsen geheel of gedeeltelijk worden geïntegreerd in auteurstools, zodat de technisch schrijver efficiënter kan werken en vertrouwen heeft in de kwaliteit van het werk dat hij of zij aflevert.

4. Samenwerking met de vertalers

Last but not least is samenwerking en uitwisseling met vertalers belangrijk om vertaalvriendelijke teksten te kunnen schrijven. In een ideale wereld is er tijd om instructies door te nemen, vragen te stellen en verduidelijking te krijgen over de bronteksten. Een goed contact tussen vertalers en technisch schrijvers gaat heel ver, en maak alsjeblieft wat tijd en budget vrij om jezelf de kans te geven de beste vertalingen te krijgen…