Zou ik een contentmanagementsysteem implementeren, of toch maar niet? Die vraag wordt ons wel vaker gesteld. Daarom willen we nu voor eens en altijd een concreet antwoord bieden.

We schetsen de situatie van twee technisch schrijvers die in teamverband samenwerken in een middelgrote onderneming.

Laten we hen voor de gemakkelijkheid Thomas en Katrien noemen. Thomas en Katrien zijn allebei verantwoordelijk voor de documentatie van een reeks wasmachines.

Thomas blijft zijn gebruiksaanwijzing ‘met de hand’ in Word opstellen, terwijl Katrien een CCMS gebruikt.

We kijken over hun schouder mee hoe ze te werk gaan.

Wat zijn precies de verschillen in hun werkwijzen – met en zonder CCMS? En zijn die verschillen dan echt zo groot?

Nieuwe input voor de handleidingen

Thomas en Katrien worden gebrieft op een vergadering met hun productmanagers:

• Een bepaalde reeks wasmachines is uitgebreid met een functie voor het verwijderen dierenharen. De gebruiksaanwijzing moet worden bijgewerkt, wat dan weer gevolgen heeft voor de lay-out en de afbeeldingen.
• De gebruiksaanwijzing moet bovendien worden goedgekeurd en dan worden vertaald naar het Engels.
• Er zijn twee afdrukformaten voor de output: een A5-formaat voor de volledige, maximale inhoud en een A4-formaat met gereduceerde content voor een tweezijdige snelgids. Beide formaten moeten eveneens worden vertaald.

We kijken eerst naar de aanpak van Thomas met Word.

Dagelijks technisch schrijven zonder CMS – liefde voor de ambacht?

Opstellen van teksten

Thomas zit aan zijn computer en opent de map waarin hij de vorige versie van de gebruiksaanwijzing als Word-bestand heeft opgeslagen, samen met de relevante grafische elementen die moeten worden aangepast.

Voordat hij begint te schrijven, slaat hij een reservekopie op.

Vervolgens doorzoekt hij het hele document van begin tot einde om te kijken welke delen moeten worden bijgewerkt, en begint hij ook de nieuwe content toe te voegen.

Kwaliteitsborging, goedkeuring en vertaling van de gebruiksaanwijzing

Wanneer hij klaar is met zijn ontwerp, stuurt Thomas de content door voor kwaliteitsborging en technische goedkeuring.

Katrien is beschikbaar en controleert het document van Thomas op nauwkeurigheid, om het consistente gebruik van formaten en verwoordingen te garanderen.

De productmanager controleert vervolgens de inhoud op technische nauwkeurigheid en maakt eventuele wijzigingen in het Word-bestand.

Daarna kan Thomas zijn gebruiksaanwijzing laten goedkeuren. Hij vraagt de verantwoordelijke technische collega om een formulier te ondertekenen en bewaart de laatste versie van het bestand op de harde schijf.

Vervolgens stuurt hij het bestand naar het externe vertaalbureau om het te laten vertalen naar het Engels.

Uit de vertaalde inhoud moet hij dan handmatig de snelgids samenstellen voor de A4-variant – en dat betekent meer werk voor de kwaliteitsborging.

Publicatie van de gebruiksaanwijzing

Het enige wat Thomas nu nog nodig heeft is de lay-out voor de verschillende uitvoerformaten.

Hij heeft alle content van de A5-variant in het Nederlands en Engels opgesteld, elk in een apart Word-bestand, zonder enige wijziging in de lay-out.

Dus moet hij nu de lay-outs voor de Nederlandse en Engelse A5-varianten samenstellen. Met de snelgidsen in A4-formaat (ook in het Nederlands en in het Engels) maakt dat nog eens 2 bestanden.

Dat betekent dat hij op basis van de lay-out van de onderneming 4 lay-outs handmatig moet samenstellen. Dat vraagt echt veel tijd.

Ten lange leste geeft Thomas de gebruiksaanwijzing door aan zijn productmanager voor een laatste controle en officiële goedkeuring.

Dagelijks technisch schrijven met een CMS – meer beheer dan creatie?

Opstellen van teksten

Na de vergadering met de productmanagers over de nieuwe functie op de wasmachines, opent Katrien op haar computer het CCMS waar ze in het verleden al haar documentatie naartoe heeft gemigreerd.

Sindsdien heeft ze altijd content samengesteld met behulp van het systeem.

Omdat haar gegevens sinds de overstap naar het nieuwe systeem zijn opgeslagen op een server en omdat ze aan alles wat bij een bepaalde ‘status’ hoort versienummers heeft toegekend, kunnen eerdere versies eenvoudigweg worden opgehaald.

Ze hoeft dus geen reservekopieën te maken.

In een CCMS worden documenten pas gecreëerd op het moment van productie.

Individuele ‘sense units’ (betekenisvolle eenheden) in het document worden eerder al in het systeem opgeslagen als modules, knooppunten of componenten. Dat betekent dat dezelfde tekstcomponenten naar believen kunnen worden verzameld voor verschillende toepassingen.

Om de inhoud bij te werken, hoeft Katrien alleen maar de relevante tekst of het grafische component te openen en de informatie over de nieuwe functie toe te voegen.

Dat hoeft ze maar één keer te doen, omdat ze de componenten opnieuw kan gebruiken. Gedaan met kopiëren en plakken!

Tegelijkertijd wijst ze een aantal metagegevens toe aan haar nieuwe content, bijvoorbeeld het type wasmachine waarvoor de content van toepassing is, zodat ze vervolgens alle content die niet van toepassing is op een bepaald type wasmachine kan uitfilteren.

Kwaliteitsborging, goedkeuring en vertaling van de gebruiksaanwijzing

Nadat ze de content heeft bijgewerkt, start Katrien een automatische controle van de zinsstructuren en sectieformaten in het contentmanagementsysteem.

De controle volgt de Schematron-regels die zij zelf heeft gedefinieerd.

Ondertussen controleert ze ook de gebruiksaanwijzing van Thomas.

Voor de technische controle stuurt ze haar productmanager een link naar de bijgewerkte en nieuwe content in het contentmanagementsysteem.

De productmanager leest die content – en alleen díé content, omdat de andere content al is goedgekeurd in eerdere versies – en noteert eventuele opmerkingen rechtstreeks in de componenten.

Na de eventuele wijzigingen kan Katrien de gebruiksaanwijzing in haar huidige staat goedkeuren.

De volgende stap is de vertaling naar het Engels.

Daarvoor voert Katrien een TMS-export uit vanuit het contentmanagementsysteem en stuurt die naar het vertaalbureau. De export bevat enkel inhoud die nog niet is vertaald, wat tijd en geld bespaart.

Katrien kan de voltooide vertaling als een TMS-bestand in het contentmanagementsysteem importeren.

Op die manier wordt de vertaalde content automatisch teruggekoppeld aan de inhoud in de brontaal.

Publicatie van de gebruiksaanwijzing

Katrien gebruikt nu de tekst- en grafische componenten om een structuur te creëren voor de volledige A5-variant en gebruikt vervolgens dezelfde componenten om een structuur te creëren voor de verkorte A4-variant met enkel de belangrijkste inhoud.

Zo weet het systeem welke content waar en in welke variant moet worden gebruikt.

Katrien heeft de indeling van de twee varianten nauwkeurig gespecificeerd.

Ze worden op het moment van productie automatisch toegepast op de inhoud en structuren, dus Katrien hoeft er niet meer naar om te kijken.

Voor de Engelse documenten hoeft Katrien alleen maar de taal te veranderen en kan ze met een muisklik de volgende kopijen maken.

To CMS or not to CMS – that is the question

Hoewel het doel van hun werk en de informatieverwerving identiek blijft, zijn er weinig overeenkomsten tussen de werkwijzen van de twee technisch schrijvers.

Vanaf het moment dat Thomas en Katrien hun nieuwe content begonnen samen te stellen, was hun aanpak helemaal anders.

Werken zonder een contentmanagementsysteem geeft technisch schrijvers weliswaar meer vrijheid, maar zoals bij alle handmatige processen kost het hen veel tijd – vooral wanneer er moet worden gewerkt in teamverband.

Dat is hemel en aarde verschil met het CCMS: Katrien hoeft de lay-out maar één keer aan te maken en kan hem daarna voor elke volgende productie opnieuw gebruiken. Het systeem ondersteunt haar ook bij de kwaliteitsborging en het vertaalbeheer.

Nieuwsgierig naar de voordelen van een componentcontent-managementsysteem?

Klik hier om informatie aan te vragen over ST4

In wezen is Lexitech er om klanten te helpen hun content over de hele wereld aan te leveren. Die content is er in veel vormen en kleuren en is potentieel in elke taal die op onze planeet gesproken wordt. In het afgelopen jaar hebben we vertaald naar 44 verschillende talen.

Met onze vertaaldiensten nemen we bij onze klanten al één probleem weg… maar er zijn nog vele andere kopbrekens. De content bestaat in verschillende talen (OK, geregeld!), in verschillende vormen (web, print, mobile…), in verschillende versies (BtoC, BtoB, voor de monteurs, voor de trainers…), voor verschillende landen, voor verschillende modellen… Een deel van het werk wordt gedaan door marketing, een ander deel door technische schrijvers en nog een ander door public relations. En ten slotte moet dit allemaal binnen strikte deadlines worden gedaan: rapporteringscycli, productlanceringen, seminars, beurzen, regelgeving… elk zorgen ze voor heel strikte termijnen en dit alles maakt het bijzonder moeilijk voor de mensen met wie we elke dag werken.

We hebben de kans gehad dit met onze klanten te bekijken (soms in het heet van de strijd, soms wanneer het stof gaan liggen is na alweer een ‘interessante ‘ periode) en we zijn op zoek gegaan naar een instrument waarmee we aan die complexiteit het hoofd kunnen bieden. Bij Lexitech zijn we Silver Partner geworden van Schema ST4, een bijzonder degelijke oplossing voor het beheer van complexe documenten. Het is nog geen toverstokje maar wel een krachtig en effectief instrument dat zijn kwaliteit heeft bewezen met ongeveer 300 industriële bedrijven.

We hebben middelen vrijgemaakt bij Lexitech voor de marketing, verkoop en support van Schema ST4 en we kijken er naar uit samen met jullie dit interessant onderwerp te bekijken.